Guide Complet : Demande d'Équivalence et d'Admission à l'UCAD via la Nouvelle Plateforme

Pour fluidifier et optimiser les démarches des futurs étudiants, l'Université Cheikh Anta Diop (UCAD) de Dakar a déployé une plateforme numérique dédiée aux demandes d'équivalence et d'admission. Cet outil centralisé vise à améliorer la gestion de ces processus essentiels pour l'intégration aux formations proposées par les facultés (FST, FMPO, FASEG, FLSH, FSJP), les écoles (ESP, ESEA, EBAD, etc.) et les instituts de l'UCAD.

Pour y accéder, il suffit de se rendre sur l'adresse : https://admission.ucad.sn.

I. Comprendre les Types de Demande sur la Plateforme

La plateforme gère deux principaux types de demandes :

• Demande d'Admission directe : Si votre dernier diplôme a été obtenu à l'UCAD, vous pouvez directement faire une demande d'admission à une formation.
• Demande d'Équivalence et d'Admission : Si votre dernier diplôme a été obtenu en dehors des facultés et écoles de l'UCAD, vous devrez d'abord faire une demande d'équivalence. Le système générera automatiquement la demande d'admission correspondante une fois l'équivalence validée.

II. Naviguer sur la Page d'Accueil

La page d'accueil de la plateforme offre un accès rapide à des informations cruciales via quatre liens situés en bas à gauche :

• Période de dépôt d’équivalence : Pour connaître les dates de début et de fin des dépôts pour les demandes d'équivalence.
• Formations programmées : Pour consulter la liste des formations dont la période de dépôt pour l'admission est ouverte.
• Documents nécessaires à la demande d’équivalence : Pour voir la liste des pièces requises pour les demandes d'équivalence.
• Documents nécessaires à la demande d’admission : Pour consulter la liste des documents requis pour les demandes d'admission.

III. Inscription, Connexion et Réinitialisation du Mot de Passe

Pour utiliser la plateforme, la création d'un compte est la première étape.

A. Inscription (en plusieurs étapes)

1. Étape 0 (Choix de la catégorie) : Vous devez choisir votre profil :
   • Nouveau Bachelier Sénégalais : Saisissez votre numéro de table du bac pour récupérer vos informations.
   • Ancien ou Actuel Étudiant UCAD : Saisissez votre numéro d'étudiant UCAD pour récupérer vos informations.
   • Étudiant HORS UCAD : Si vous n'êtes ni nouveau bachelier sénégalais, ni ancien/actuel étudiant UCAD, vous devrez saisir toutes vos informations personnelles manuellement.
2. Étape 1 (Récupération des informations) : Saisissez votre numéro de table (nouveau bachelier) ou numéro d'étudiant (ancien/actuel UCAD) puis cliquez sur "récupérer les informations".
3. Étape 2 (Informations personnelles) : Complétez ou vérifiez vos informations personnelles. Pour les étudiants HORS UCAD, l'insertion d'une copie PDF de la carte d'identité nationale est obligatoire. Vous pouvez modifier l'e-mail de contact, le numéro de téléphone ou l'adresse.
4. Étape 3 (Informations de connexion) : Définissez et confirmez votre mot de passe. Votre adresse e-mail servira de nom d'utilisateur (login).
5. Étape 4 (Récapitulatif) : Vérifiez le résumé des informations saisies.
6. Étape 5 (Activation du compte) : Une notification sera envoyée à votre adresse e-mail pour activer votre compte via un lien.

B. Connexion

Après inscription et activation, connectez-vous en cliquant sur "Se Connecter" et en utilisant votre e-mail (nom d'utilisateur) et votre mot de passe.

C. Réinitialisation du Mot de Passe

En cas d'oubli, cliquez sur "Avez-vous oublié votre mot de passe ?" sur la page de connexion, ou via le menu "Compte" puis "Réinitialiser Mot de Passe" une fois connecté. Saisissez l'e-mail utilisé lors de l'inscription pour recevoir un lien de réinitialisation.

D. Modification des Informations Personnelles

Vous pouvez modifier vos informations personnelles ou votre mot de passe via le menu "Compte" situé en haut à droite, puis en choisissant "Profil" ou "Mot de passe". Vous pouvez également vous déconnecter via ce menu.

IV. Le Menu Personnel du Candidat

Une fois connecté, le menu personnel du candidat offre quatre rubriques essentielles :

• MES DOCUMENTS : Pour gérer vos diplômes et vos pièces justificatives (CNI, CV, lettre de motivation, etc.).
• NOUVELLE DEMANDE : Pour initier une nouvelle demande d'admission ou d'équivalence.
• RECONDUCTION DEMANDE : Pour soumettre une demande pour l'année en cours en se basant sur une demande précédente déjà approuvée (dossier complet et diplôme reconnu par la Direction des Affaires Pédagogiques - DAP). Cette option permet de passer directement à l'étape suivante du processus.
• SUIVI DEMANDE : Pour visualiser l'état d'avancement de vos demandes, les modifier, les compléter ou les annuler si elles n'ont pas encore été traitées ou si la date limite n'est pas dépassée.

V. Gestion des Documents (Diplômes et Pièces)

Avant toute demande, il est indispensable de charger vos diplômes et pièces justificatives dans votre espace personnel.

A. Gestion des Diplômes

1. Liste des diplômes : Accessible via "Mes Documents" > "MES DIPLOMES".
2. Ajout Diplôme et relevés :
   • Étape 1 (Diplôme) : Cliquez sur "Ajouter Diplôme", renseignez les informations (titre, année, domaine, pays, établissement). Si l'établissement est externe et non listé, assurez-vous qu'il n'existe pas déjà. Chargez le fichier PDF du diplôme (en respectant la taille requise).
   • Étape 2 (Relevés) : Après avoir renseigné les informations du diplôme, cliquez sur "Suivant" pour ajouter les relevés de notes correspondants. Le système vérifie que les relevés sont rattachés avant de valider l'enregistrement du diplôme. Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder.

B. Gestion des Pièces

1. Liste des pièces : Accessible via "Mes Documents" > "Mes pièces".
2. Ajout des pièces : Cliquez sur "Ajouter Pièce", renseignez les informations, et cliquez sur "Enregistrer" (ex : CNI, CV, lettre de demande d'admission).

VI. Procédure de Création et Suivi d'une Demande

A. La Création d'une Demande

1. Cliquez sur le menu "Nouvelle Demande".
2. Choisissez le type de demande : "Equivalence" ou "Admission".
3. Étape 1 (Saisie des informations) :
   • Renseignez les informations de la formation souhaitée (structure, département, formation, niveau).
   • Rattachez les diplômes requis (en général, tous les diplômes depuis le baccalauréat). Le système affiche les diplômes que vous avez déjà enregistrés ; cochez ceux à inclure.
   • Rattachez les pièces requises (le système affiche vos pièces enregistrées ; cochez celles à inclure).
   • Cochez le diplôme pour lequel vous demandez l'équivalence ou l'admission (généralement le dernier diplôme obtenu pour l'admission).
   • Vous pouvez ajouter des diplômes et pièces directement depuis cette interface et les lier à la demande. Un bouton "Voir documents à fournir..." permet de visualiser les documents requis.
4. Étape 2 (Récapitulatif) : Le système affiche un résumé de votre demande. Vérifiez et enregistrez pour soumettre.

B. Suivi et Complétude des Demandes

Via la rubrique "SUIVI DEMANDE", vous pouvez :

• Suivre l'évolution de vos demandes.
• Modifier ou annuler une demande si elle n'a pas encore été traitée ou si la date limite n'est pas dépassée.
• Compléter une demande jugée "INCOMPLET" par la DAP en cliquant sur "INFORMATIONS A COMPLETER" pour voir les éléments manquants, puis sur "COMPLETER" pour ajouter les documents nécessaires.

C. Classement des Demandes d'Admission

Pour les demandes d'admission, vous pouvez classer vos vœux. Allez sur "SUIVI DEMANDE", cliquez sur "Classer Demande". Une bande verte "classement en cours" s'affiche. Effectuez un appui long sur la ligne de la demande à déplacer et faites-la glisser. N'oubliez pas de "sauvegarder" ou d'"annuler classement" à la fin.

VII. Procédure de Traitement par l'UCAD

Le processus de traitement de votre demande par les commissions compétentes a un impact sur l'état que vous suivez dans "SUIVI DEMANDE".

A. Procédure d'Admission

1. L'étudiant créé un compte.
2. L'étudiant formule une demande d'admission.
3. Les départements valident la liste des étudiants sélectionnés (admis).
4. La scolarité effectue une dernière validation pour l'autorisation d'inscription.
5. La DISI procède à l'autorisation de l'étudiant (service automatique).
6. L'étudiant finalise son inscription sur la plateforme de pré-inscription et récupère son certificat.
7. La scolarité édite les cartes d'étudiants pour les primo-entrants et les enrôle pour le contrôle d'accès.

B. Procédure d'Équivalence

1. L'étudiant créé un compte.
2. L'étudiant formule une demande d'équivalence.
3. La DAP effectue un premier traitement et transmet les dossiers à l'établissement concerné.
4. Les commissions des départements valident les dossiers conformes.
5. La commission d'équivalence de l'établissement émet un avis favorable et valide les admis.
6. La scolarité effectue une dernière validation pour l'autorisation d'inscription.
7. La DISI procède à l'autorisation de l'étudiant (service automatique).
8. L'étudiant finalise son inscription sur la plateforme de pré-inscription et récupère son certificat.
9. La scolarité édite les cartes d'étudiants pour les primo-entrants et les enrôle pour le contrôle d'accès.

Assistance Technique

Pour toute question ou difficulté technique liée à la plateforme, vous pouvez contacter le support par e-mail à support@ucad.edu.sn avec l'objet "Assistance Equivalence/Admission" ou appeler au (+221) 76 450 32 90.

Cette plateforme est une avancée majeure pour faciliter les démarches des étudiants. En suivant attentivement ce guide, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour une demande réussie à l'UCAD.